Search

חמש הטעויות הנפוצות שעושים מנחי סדנאות

Updated: Sep 24, 2019



אז אחרי יותר מ 7 שנים של הנחיית סדנאות שונות למגוון אתגרים וארגונים, אחרי שחווינו לא מעט טעויות, אספנו מסקנות, שינינו, השתפרנו והתייעלנו, הגענו סוף סוף ליום הזה בו אנחנו מרשים לעצמנו לסכם כאן 5 טעויות קריטיות שמנחי סדנאות בתחילת דרכם (ולא רק…) עושים.

לצד הטעויות צירפנו כמובן טיפים להתמודדות בצורה המיטבית מתוך הניסיון שלנו בשטח.


טעות 1: מגיעים ליום הסדנה ללא מחקר והכנה מקדימה

תנאי מקדים והכרחי לסדנה מוצלחת - פגישת התנעה עם מזמיני הסדנה, שאילת שאלות רלוונטיות והבנת הכיוון הכללי אליו חותרים המזמינים.

1. מה המטרה הראשית?

2. מהן מטרות המשנה?

3. מי הקהל הנדרש ולמה לצפות מקהל זה?

4. מה יחשב בעיני המזמין להצלחה של הסדנה?

כדי לענות על השאלות האלו וכדי למקד את פגישת ההתנעה לפגישה יעילה, יצרנו פורמט מהודק שיאפשר למפתחי ומנחי הסדנאות לעשות את השלב הזה במינימום טעויות. המידע נמצא בפרק הרלוונטי בתוך "אשף פיתוח הסדנאות".


אשף פיתוח הסדנאות - מכווין אתכם מה לשאול

לא אייפה את הדברים, אם לא קיימתם סדנת התנעה לפני פיתוח הסדנה, למעלה מ 50% שתכשלו בתוצריה. אולי לא תחוו את הכשלון במיידי אבל ככל הנראה הסדנה תסתיים במסקנות שלא תואמות את הצרכים האמיתיים של מזמיני הסדנה.


חלק קריטי נוסף מההכנות המקדימות לקיום הסדנה - ביצוע ואיסוף נתונים ממחקר מקדים.

מה המחקר יכיל?

הבנת הפרסונות המעורבות באתגר לעומק, מסלול השימוש שלהן במוצר/שירות והאתגרים המידיים.

ללא המידע הזה יש מצב שהמשתתפים בסדנה פשוט לא יהיו מחוברים לשטח האמיתי והסדנה לא תסתיים בפתרונות לאתגר הנכון = כישלון.


איך מבצעים מחקר מקדים?

במרבית החברות והארגונים כבר מקיימים מחקר מקדים ומחזיקים בכל הנתונים הרלוונטיים, תפקידכם הוא לדעת לשאול ולבקש את הנתונים הנכונים.

כמו כן, וודאו למצוא מבין המשתתפים (בשלב פגישת ההתנעה) את אלו המכירים את הלקוח.ה או המשתמש.ת בצורה הטובה ביותר.

אותם אנשים יוכלו לשקף מהם הכאבים המיידיים וצורת השימוש במוצר/שירות.

בקשו מהם להעביר ליתר משתתפי הסדנה את המידע (במצגת עדיף) טרם קיום הסדנה. ההמלצה שלנו: לא באותו יום שבו הסדנה מתבצעת!


טעות 2: חדר שאינו מתאים לסדנה אקטיבית

מיקום לא מתאים יכול להיות מיקום מרוחק מדי מבסיס האם של הארגון או ללא נגישות תחבורה ציבורית, אולם פה הכוונה דווקא לחדר לא פונקציונלי לסדנת Design Thinking:

1. חדר קטן מדי שלא מאפשר תנועה במרחב

2. חדר לא מותאם לישיבה בצוותים

3. חדר ללא מספיק קירות לתליית פוסטרים ודביקיות

4. חדר עם בעיות אקוסטיות (יוצר הד על כל שיחה בחדר)

5. חדר עם תאורה חלשה


חדר מתאים לסדנה אקטיבית


כמנחה סדנה יש צורך בצפייה מקדימה בחדר, ביקור בחדר והבנה שאכן מתאים לסדנה:


1. חדר בגודל שמאפשר ישיבה סביב שולחנות (6-8 בצוות) עם מרווחים מספיקים לעמידה והסתובבויות בזמן העבודה (זכרו: סדנה לא נעשית בישיבה ולא על השולחן!).

חדר שלא יאפשר זאת יגרום למשתתפים להיות צמודים לכיסאות ולשולחנות שלהם ומכאן לתפוקה חלשה יותר וחוסר בחדשנות = כישלון.


2. חדר עם קירות לתלייה בו זמנית של 4 פוסטרים 70X100 אחד לצד השני לכל צוות (אלא אם כן חלק מהפעילויות משותפות בין הצוותים).


3. בודקים חדר? דברו בקול רם בזמן ביקורכם ובדקו האם קיים הד חוזר? אם כן - המשתתפים שלכם עומדים לסבול בחדר הזה... סדנה מייצרת המון רעש של עשייה בחדר.


טעות 3: פיתוח סדנה למגוון אתגרים בו זמנית

חזיתי במו עיניי בסדנאות שהמטרה שלהן היתה לפתור מספר אתגרים במקביל במספר צוותים, בחדר אחד.

אל תנסו לפצח את זה - זה פשוט *לא* עובד!

התפקיד החשוב ביותר שלנו כמנחי סדנאות הוא לוודא שהמטרה הראשית שאנחנו רוצים להשיג (האתגר הראשי) נפתר בתום הסדנה.

כדי להגיע לשם אנחנו צריכים להפעיל את המשתתפים מניתוח המצב הקיים ועד ליצירתיות וחדשנות. זהו הליך מורכב שלא פשוט להפעיל קבוצות דרכו כשמדובר על אתגר אחד, אז על אחת כמה וכמה הובלה לפתרון של יותר מאתגר אחד.


הפעלת הקהל לעבר פתרון אתגר אחד

כשאנחנו מתרכזים באתגר אחד, יהיה לנו הרבה יותר יעיל ונכון לפרק אותו לגורמים, לעשות ניתוח של המצב הקיים ולייצר אמפתיה למעורבים בתהליך.

כשיש יותר מאתגר אחד, הדברים מתערבבים, קשה למקד את הדיון, ומגיעים לרמות מאוד שטוחות של תוצאות.

אז אפילו אם מזמין הסדנה מבקש מכם לפתור כמה במקביל (חסכון כספי בשבילו כמובן), הקפידו לא לשתף פעולה עם הרעיון - אחרת תכשלו, תשאירו טעם מר בקרב המזמין, בקרב משתתפי הסדנה וכמובן גם בהקשר לשמכם המקצועי.

זכרו, משתתפי הסדנה לא ידעו שהיא נכשלה בגלל ההתעקשות הבלתי מתפשרת של מזמין הסדנה. האחריות היא שלכם בלבד.


טעות 4: תכנון זמנים לא נכון...

ואוו זו הטעות הכי נפוצה! הכי קריטית! וכמעט כל מנחה סדנאות בשלביו הראשונים עשה אותה.

סדנה שתוכננה ל 3 שעות הסתיימה ב 5 שעות או גרוע מכך - לא הסתיימה כלל... והופסקה באמצע ללא תוצרים מספקים, באכזבה גדולה ויתכן שהלקוח גם יבקש את כספו בחזרה.

אף אחד מאיתנו לא רוצה להגיע לסיטואציה כזו שהמשתתפים "מתקפלים" באמצע, או שמבקשים מכם לפנות את החדר...

אך חשוב גם להגיד: ההבנה של כמה זמן לוקחת כל פעילות וכמה זמן לשמור לבלת"מים מגיעה יחד עם הנסיון. בינתיים, הקפידו תמיד לקחת בחשבון ספיירים.


הנחיית הבסיס שלנו: הוסיפו 20% מהזמן הכולל - אפילו אם נדמה שאין צורך - בסוף אתם תאכלו את הזמן הזה.

הזמן הנדרש מכל פעילות הוא נגזרת ישירה של כמות האנשים בכל צוות (צוות של 4 יסיים מהר יותר פעילות מצוות של 10) והאם אתם מתכוונים לקיים פעילויות "מעבר שעון" או הצגה קבוצתית של תוצרי הצוותים.

כמו כן, פעילויות קבוצתיות דורשות ה ר ב ה יותר זמן ממה שאתם חושבים כי הן מלהיטות את הדיונים ולעיתים גם את הויכוחים.


הטריק המנצח - 20%

אז כמה זמן צריך לכל פעילות במדויק? מידע זה מפורט ב"אשף פיתוח הסדנאות" (רוצים אחד כזה? פנו אלינו בפרטי).


טעות 5: תכנון מנחים לא נכון

כמות המנחים בסדנה היא נגזרת מכמות המשתתפים. מנחה צריך להיות מרוכז בנעשה בצוותים ולהגיב בזמן, ליישר ולמקד את המשתתפים לעבר התוצר.

ככל שיהיו יותר משתתפים כך תרד האפקטיביות שלכם כמנחים.


אז מה ההמלצה? הבסיס צריך להיות מנחה לכל 2 צוותים (12-16 משתתפים). יותר מזה? הביאו מנחה שותף יחד איתכם.

אל תשכחו לעשות תיאום ציפיות והכנה מדויקת מול המנחים שאתם מביאים (סוגי הפעילויות, משך, מבנה וכו')

בזמן אמת - הריחו ולמדו את הנעשה בחדר, אל תשאבו רק למבנה ההנחיה שקבעתם אלא נסו להיות עירניים למתרחש מסביבכם.


אם זיהיתם קושי בהנחיה שלכם ושל המנחים שאתכם, גייסו את מהמשתתפים בצוותים את אלו שנראים אחראים וכריזמטיים, תנו להם תפקידי מפתח להניע את הצוותים שלהם.

הדרכת מנחים מהקהל


טעות בונוס: אי עמידה בכללי הטקס

סדנאות Design Thinking עומדות מאחורי סט כללים מאוד ברור. אי עמידה בהם מפספס את העיקר. הנה כללים לדוגמא:

1. כל פעילות מתחילה בעבודה עצמית ("דממה בכיתה!") על מנת לתת לכל אחד לבטא את שעל ליבו וליצור חכמת המונים מכל הרעיונות של כל המשתתפים ולא רק מאלה שצועקים חזק יותר.

2. השיח, הדיון וההפרייה ההדדית - כמעט תמיד על גבי דביקיות עם טושים. לכל דעה וכל "קול" יש מקום על הקיר. הדבר מייצר סביבה הוגנת ומכבדת - מניסיון!

כל אפשרות אחרת גורמת לחזרה למבנה הדיון סביב שולחן חדר הישיבות שבו זה שצועק חזק יותר הוא זה שקובע. אנחנו לא רוצים להיות שם.

3. כל פעילות מסתיימת בדיון צוותי - כל אחד מציג את הדביקיות שלו לשאר חברי הצוות, מאחדים רעיונות, משלימים ומפרים. בסוף מתקיים דיון סיכומי שיציג לאן הצוות הגיע.

4. חכמת המונים אקספוננציאלית מושגת ע"י קיום פעילויות במבנה "מעבר שעון" - הצגת התוצר של כל צוות לצוות אחר ע"י פרזנטור אחד ומעבר הצוותים בין הפוסטרים השונים בחדר, יצירת דיון והבנה לעומק של כל תוצר ותוצר, מיקודו וקבלת רעיונות חדשים ומשופרים יותר.

דיון - רק מול דביקיות

אז נכון שיש הרבה יותר מ 5 טעויות, האמינו לנו, ראינו כבר הכל.

אבל אם תמנעו מראש מאותן חמשת הנקודות שציינו למעלה (+הבונוס) אתם כבר עם בסיס טוב שימנע טעויות קריטיות גדולות יותר והסיכויים שלכם לסיום בהצלחה עולים משמעותית.

מזמינים אתכם להכיר טיפים נוספים להתייעלות בהנחייה בסמינר שלנו להכשרת מנחים. בהצלחה!


552 views0 comments