Search

Design Thinking ע"י OKRs הגדרת

Updated: Aug 21, 2019



הרבה חברות עוברות לאחרונה לשיטת מדידת הצלחת עובדים שנקראת OKRs. מקור השיטה באינטל והלכה והתפשטה בלא מעט חברות גדולות, סטרטאפים וארגונים בהייטק ומחוצה לו.


קודם כל מה זה OKRs?

קיצור ל: Objective and Key Results - מדדים שכל עובד בחברה קובע לעצמו להשיג ברבעון / בחצי שנה / בשנה הקרובה כאשר בתום התקופה מודדים אותו על פי מדדים אלה. אם עמד בהם - מקבל ציון גבוה ואולי גם העלאה/בונוס, אם לא עמד בהם - יקבל ודאי שיחת הבהרה לשיפור.

המדדים של כל עובד נגזרים מהמדדים הארגוניים.

שיטות אחרות שקיימות בשוק כדוגמת: KPIs, לאו דווקא מחוברות למטרות הארגון, אלא ממוקדות ספציפית על מטרות העובד לתקופה הקרובה, שוב, על מנת לאפשר מדידתו.

היתרון המרכזי של עבודה עם OKRs, בשונה משיטות המדידה האחרות הנהוגות בשוק בשנים האחרונות, הינו חיבור מדדי העובד לביזנס, למטרות העסק/החברה ולא רק מטרות אישיות שאין להן חיבור מובהק למטרות הראשיות של הארגון.

בעצם לכל OKR ארגוני, מפרטים את החלק של העובד בהגעה לשם בתום התקופה. אלו הם מדדיו.


איך נעזר בסדנת ה- Design Thinking?

ה Design Thinking - שיטה לפתרון אתגרים, התייעלות וחדשנות, נמצאה גם כשיטה היעילה ביותר לקביעת OKRs נכונים בארגונים, תוך שיתוף פעולה מלא של העובדים.

אך קודם, בואו ניתן גם כמה מילים על Design Thinking:

זוהי מתודולוגיית עבודה המאפשרת לפתור אתגרים ולהגיע בצורה מהירה, מיטבית ויעילה לפתרונות החדשניים ביותר. המתודולוגיה מבוססת על 3 עקרונות יסוד:

- הלקוח במרכז התהליך

- חוכמת ההמונים הכרחית להצלחה

- תהליך מהיר כבסיס לתהליך יעיל

אחד הדברים העיקריים עליהם מושתתת המתודולוגיה הוא קיום סדנאות Design Thinking, וגם כאן קיום סדנה של Design Thinking תאפשר את קביעת ה OKRs הנכונים לארגון.


הסדנה


משתתפי הסדנה

אוספים לחדר את כל הרלוונטיים, לא רק ההנהלה אלא גם נציגים מטעם העובדים. כאלה שמכירים טוב את כלל העובדים ושבחירתם מהווה מדגם מייצג שלהם (אלא אם כן החברה קטנה מספיק ואז אפשר לזמן את כל העובדים בלי לייצר סדנה גדולה מדי ולא אפקטיבית).

נרכז את המשתתפים בישיבה בצוותים של 6-8 בכל צוות כאשר הצוותים מעורבבים ובכל צוות משתדלים לגרום לייצוג מגוון של כל בעלי התפקידים בארגון.




שלב א': יישור קו- למה אנחנו פה? השלב הזה של יישור הקו מטרתו לצאת לדרך כשכל נוכחי התהליך מבינים את המטרות של הארגון וההנהלה שלו, נחשפים זה לזה ומייצרים בסיס מהודק להשיג את ה OKRs הכי נכונים לארגון. התוצר של שלב זה ישמש עבורנו כמצפן וכלי עזר לבדיקת איכות התכנים של יתר הפעילויות.

לדוגמא: ״קביעת יעדי הארגון לשנת 2019״



שלב ב': מפת אמפתיה על מנת להגדיר את ה- OKRs הארגוניים, יש צורך להבין איפה הארגון חלש ואיפה חזק אל מול התחרות - נשפר את החולשות ונחזק את החוזקות. כדי להבין את זה - צריך לחקור בצורה פרטנית את הלקוחות של הארגון - פנימיים (עובדים או מעורבים) או חיצוניים (משתמשי השירות/המוצר).

המטרה בשלב זה היא להכיר טוב יותר את הלקוח/ות ע״י הבנת צרכיו ופיתוח אמפתיה אליו.

  1. בפעילות זו נחליט יחדיו מיהם אותם סוגי לקוחות שחשוב לנו להעמיק עליהם בסדנה. זה המקום גם להוסיף סוגי לקוחות שאינם לקוחות שלנו היום ואנו מעוניינים להפוך אותם לכאלו. לדוגמא: ״יוסי - איש IT״ או ״דני - נהג מונית״.

  2. נייצר אמפתיה לכל אחד מסוגי הלקוחות, נבין אותם לעומק, למה בחרו בנו ואיך הם מרגישים בנוגע אלינו ובנוגע לתחרות. נושא התחרות מאוד חשוב פה כי הוא גורם מכריע בקביעת ה OKRs.


הבנת הלקוחות ויצירת אמפתיה - OKRs המפתח להגדרת


שלב ג': מסלולי הפרסונות

לאחר שיצרנו אמפתיה והגענו להבנה מעמיקה של הלקוחות שלנו ואלה שאינם (עדיין :)), נצא למסלול פרסונה. פעילות זו פורטת את התחושות והמעשים של כל אחת מהפרסונות ביחס אלינו וביחס לתחרות (או לתחליפים).

בזמן פירוט התהליכים נבין לעומק איפה אנחנו חלשים באמת ואיפה חזקים, האם יש סיבות עמוקות לחולשות שלנו, האם מה שאנחנו מזהים כחולשות הם רק סימפטומים למשהו עמוק הרבה יותר...

איך נעשה את זה?

  1. נבחר מסלול מלא שמייצג את כל העבודה שנעשית ע"י הארגון מול הלקוח או הלקוחות הפוטנציאליים. וזה כולל גם את מאמצי השיווק, המכירה, המגע הראשוני, התמיכה ויצירת לידים חדשים ע״י לקוחות קיימים. לדוגמא: ״מחזור חיי המכירה והשימוש של המוצר שלנו״.

  2. נחלק את המסלול לפאזות המתאימות (לדוגמא: מחקר מקדים, הגדרת דרישות, פיתוח, שיווק, מכירה, התקנה, שימוש יומיומי, תמיכה) ונצא לדרך באפיון הרגשות והמעשים של כל פרסונה בפאזות השונות של המסלול. בשלב הזה אנחנו מגדירים מסלול אחד שכל הפרסונות המעורבות מפורטות בו (טיפ: השתמשו בדביקיות מצבעים שונים לתאר פרסונות שונות).

  3. כשנסיים, יהיה מולנו את הסיפור המלא של הארגון שלנו במגע עם לקוחות קיימים או פוטנציאליים ומה הם חווים, צריכים, עושים ומרגישים בנושא. יש לשים לב שכולם משתתפים, כולל העובדים, לכולם יש משמעות וחשיבות להצלחת התהליך.


דביקיות בצבעים שונים להבדיל בין הפרסונות המעורבות במסלול

  1. עכשיו נבקש מכל משתתף להצביע בצורה דמוקרטית ע״י חלוקת מדבקות לכל אחד שידביקם על הדביקיות שמבחינתו הן הערכים החשובים של החברה שיש צורך לשמר או לשפר, אל מול התחרות.

  2. לאחר ההצבעה נתייחס אך ורק לדביקיות שהצביעו עבורן, נעשה סוג של clustering, כלומר: נחבר דביקיות זהות במשמעות שלהן תחת קטגוריה זהה עם שם ברור ונתעדף אותן. מאלה שקיבלו הכי הרבה מדבקות לאלה שקיבלו הכי מעט. בידינו נכס - רשימת נקודות הפוטנציאל והקטגוריות שלהן שמהם נצמח להגדרת ה OKRs הארגוניים.

לדוגמא: ״שיפור התמיכה״ או ״שיווק ומכירה מדברים באותה שפה״ או ״אונבורדינג לקוי״.


מסמנים במדבקות עגולות צבעוניות את הדביקיות המיועדות לשיפור/שימור

OKRs דירוג ותעדוף נקודות הפוטנציאל מאפשר למקד את הפתרונות וה

שלב ד': פעילות רעיונאות כל משתתף בזמנו החופשי יעלה מינימום 3 רעיונות לשימור או לשיפור קטגוריות נק׳ הפוטנציאל.



  1. את הרעיונות האלה נניח על פוסטר ענק ונקטלג גם אותם לקטגוריות אב, עם שמות ברורים. את הקטגוריות האלה נתעדף על ציר ה ROI כדי להבין מהו no brainers (מניב ערך גבוה במינימום השקעה) ומה ייקח מלא זמן לפתח אותו עם ערך לא גבוה יחסית. שלב זה מתעדף את הפתרונות שלנו בחכמה - לא נבחר את אלו שמניבים ערך נמוך לעומת האחרים או כאלה שדורשים השקעה גבוהה מדי לעומת ערך נמוך יותר - או בשם אחר - לא כדאיים לארגון.

  2. נחלק את ציר ה ROI לשלבים. נתייחס רק ל 2 השלבים הראשונים, כל השאר יצטרך לחכות לשנה הבאה למימוש (למרות שעלו רעיונות טובים).


ROI יעילים מתחילה בתעדוף OKRs הגדרת


שלב ה': יצירת חזון מורכב OKRs ממפת הדרכים בת שני השלבים שיצרנו, אנחנו מייצרים חזון. חזון זה מורכב מ 3 משפטים מדידים- אלו הם ה OKRs הארגוניים!

כל משפט חזון הינו user scenario כזה שמתאר במדויק מה הלקוח יעשה בתום התקופה המדידה ומה ישתפר בעקבות כך (=OKR). משפט החזון מקטלג בעצם פתרון אחד או כמה שנבחרו בקפידה מתעדוף ה- ROI שעשינו קודם.


דוגמאות:

- לרעיונות: ״עירוב הפיתוח בתמיכת הלקוחות לשיפור זמן התגובה״ ו- ״הכנסת צ׳ט לתמיכת לקוחות״, ו- ״פתיחת גוף תמיכה בהודו״ ו- ״פרס חודשי לתומך של החודש״

- נבנה OKR: ״הלקוח יהנה משיפור מערך תמיכת הלקוחות בצורה שתקצר את זמן התמיכה בחצי ותשפר את מדד שביעות הרצון פי 2״.


- לרעיונות: ״מערכת דוחות על פי דרישה״ ו- ״הפקת דוח עם חיזוי לשנה קדימה״, ו- ״שילוב מערכת הדוחות במערכת היוםיום״ ו- ״הפקת אנליזות ממידע גולמי ע,י דוחות מורכבים״

- נבנה OKR: ״מנהל ה- IT יהנה ממערך דוחות נרחב שיאפשר לו לבחון אסטרטגיה לשנה קדימה בלחיצת עכבר אחת בלבד״.



בתום התהליך - OKRs


שלב ו': לוח משימות כל צוות מעלה את הדרישות שלו לביצוע הרעיונות שימלאו אחר ה OKRs. דרישות אלו הן החלק המעשי של ה OKRs לכל צוות.


דוגמאות:

לארגון הרכש יוגדרו המשימות הבאות:

״לסגור 2 קורסי העשרה בתחום תמיכה ע״י נציגים מפייסבוק (איך עושים את זה שם?) בחצי הראשון של השנה״ או להפנות תקציב משמעותי לגוף תמיכה נוסף״ או ״הפניית קופה קטנה לפרסים מיידיים לזוכה החודשי״.


לארגון הפיתוח:

"הקמת ארגון אנליטיקות ולאגוריתמיקה לדוחות חיזוי מיידים" או "אפיון מערך דוחות ואינטגרציה עם מערכת היום יום".


היא בעצם גזירת היעדים לקבוצות השונות בארגון OKRs הדרך להשגת ה


מה עברנו ומה השגנו?


דרך 6 פעילויות מונחות בשיטת ה Design Thinking שאנחנו מנחים ב- Discovers ומלמדים בסמינרים שלנו, עברנו תהליך עם רווח עצום לארגון. רוצים לדעת מה הרווחנו?

  • הצלחנו להניע תהליך משותף עם כל הרלוונטים - במהירות ועל ידי כך חסכנו ישיבות רבות, ארוכות ואף אינסופיות

  • חיברנו בצורה חכמה, יעילה ומתועדפת לפי ROI את ה OKRs שנקבעו לצרכי הארגון

  • הכרנו בצורה מעמיקה יותר את הלקוחות שלנו ויצרנו להם אמפתיה

  • כלל המשתתפים מבינים את הערך הגבוה והסיבה לקביעת ה OKRs

  • כלל המשתתפים יודעים היטב מה עליהם לעשות כדי להגיע ליעדי ה OKRs

  • נוצר תהליך מהיר של קבלת החלטות על ידי חוכמת ההמונים שבחדר

  • התגבשנו והשגנו מוטיבציה גבוהה של כלל העובדים להשגת היעדים

  • השגנו תהליך חשיבה חדשני - שיאומץ על ידי כלל המשתתפים להמשך הדרך.


והכי חשוב - יש לנו OKRs מוסכמים על כולם!



892 views0 comments