חיפוש
  • Moshe Weiss

איך להתמקד, לתעדף ולבחור יעיל ונכון בים של אפשרויות?

עודכן: 2 באוק׳ 2021



זה כבר נאמר בהמון מאמרים אחרים - אנחנו חיים בעידן הידע והמידע. כמויות המידע סביבנו גדולות. כמויות ההחלטות שאנחנו צריכים לעשות מדי יום וכמויות הבחירות שעומדות לפנינו הן אדירות.

עולם האפשרויות והאופציות העומדות בפני ילדינו גם הוא - אוצר בלתי נדלה - המשמעותי ביותר והגדול ביותר מאז ומעולם.


יכולת המיקוד שלנו של ילדינו הולכת ופוחתת. שריר קבלת ההחלטות נחלש יותר ויותר.

ארגונים קמים ונופלים על היכולת לקבל החלטות, לבחור ולתעדף נכון כשרעשי הרקע מסביב לא מפסיקים להתנגן.


שיטות חדשנות כגון Design Thinking ו- Practical Innovation הן מתודולוגיות עבודה לפתרון אתגרים במהירות ויעילות.

הסיבה שהן כל כך מהירות ויעילות חבוייה בשיטות התעדוף, הבחירה וההחלטה שטמונות בהן.

אלו השיטות שמתודולוגיות אלו משתמשות בהן על מנת להתקדם מהיר ויעיל תוך בחירות מרובות, תעדופים והחלטות מוסכמות על כולם:

דיון



קיום דיון על מנת לבחור ולתעדף היא אפשרות קיימת אולם עתידה לקחת זמן רב מהמצופה ועלולה להיות לא יעילה כלל במידה ו:

  1. כמות האנשים בחדר גדולה מ - 7

  2. מעמד האנשים בחדר אינו זהה

  3. כמות האפשרויות לבחירה/תעדוף גדולה מ - 7


במקרים אלו, נבחר שיטה אחרת מהשיטות להלן:


רמה אחת למעלה - one level up

בשיטה זו כותבים את כל האפשרויות על גבי פתקיות, אפשרות אחת בפתקית אחת (או כל אמצעי אחר שאפשר לנייד ולהזיז).

אם לפנינו מספר פתקיות רב, הדיון סביבם ייארך ויתארך.


לכן יש צורך לעלות רמה אחת למעלה, כלומר: קיבוץ הפתקיות לקטגוריות ודיון על הקטגוריות כדי לבחור קטגוריה ולא פתקית יחידה.


אחרי בחירת הקטגוריה, אפשר לרדת רמה אחת למטה ולייצר דיון קצר על הפתקיות, שכמותן עכשיו קטנה הרבה יותר, תחת הקטגוריה הנבחרת.

הקיבוץ מעלה רמה אחת את הדיון, מקטין את מספר האפשרויות ומקל על הבחירה.

הצבעה

השיטה הקלה ביותר והדמוקרטית ביותר. אולם גם זו שעלולה לייצר טעות סטטיסטית או הטיה. בחרו בה כאפשרות האחרונה אם האחרות לא מתאימות או לא עבדו מספיק טוב.



מתי נבחר בה?

  1. כשהצוות גדול מספיק כך שההצבעה תייצר סטטיסטיקה נכונה יותר של ״הרוב קובע״. כלל הברזל: צוות גדול מ 7 אנשים

  2. כשהצוות הטרוגני, כלומר מכיל אנשים מתפקידים שונים/רואים זוויות שונות/ בעלי דיעות שונות.

  3. כאשר כמות האפשרויות גדולה מ - 7


העמקה לשם בחירה - bullseye

כאשר כמות האפשרויות קטנה מ- 7 ואולם יש קושי להגיע להסכמה ובחירה מאחר ומעורב רגש - נעמיק קודם.


בניגוד ל- onel level up, כאן ניקח פתקית, נצייר סביבה bullseye (לוח מטרה בן 3 איזורי קליעה) וננסה לייצר במעגלים הסובבים אותה העמקה פנימה להבנה עמוקה יותר לפני שנבחר בין כל האפשרויות.

כל אפשרות מקבלת bullseye ונפרט לגביה: השפעה, ערך עסקי לארגון, נקודות כאב שפותרת וכו׳.

כל מידע שנייצר במעגלים הסובבים אותה ייתן למשתתפים:

  1. הבנה עמוקה יותר אם יש אפשרויות זהות שכדאי לאחד (ואז להקטין אפשרויות).

  2. מידע חף מרגש, אובייקטיבי, לגבי משמעות בחירת כל אפשרות. כאן אפשר לבחור ולתעדף ע״י דיון או הצבעה.


הנחיית תעדוף

באפשרות זו יש צורך במנחה שיבצע את התיעדוף מול הצוות.

המנחה מניח את כל האפשרויות (שנכתבו על גבי פתקיות) על flip chart/לוח ומוריד/מעלה פתקיות לפי התעדוף (מלמעלה למטה).

המנחה שואל את המשתתפים לאן לקחת כל פתקית ומנחה את הפעילות כך שלא מאפשר התלהמות ומייצר שיח בריא.

שיטה זו דורשת יכולות הנחייה גבוהות ביותר וטובה רק כשמדובר במעט אפשרויות לבחירה ביניהם.


תעדוף ROI

החזרה השקעה (=ROI) הינו מדד שמאפשר להבין אילו מהאפשרויות לפניי מייצרות ערך גדול יותר במינימום השקעה.

תעדוף לפי ערך אל מול השקעה ייצר בחירה חפה מרגשות ואינטרסים אישיים, וכך היא תהיה קלה יותר.

מציירים על גבי לוח 2 צירים:

  1. ציר ערך על גבי ציר ה y

  2. ציר השקעה על גבי ציר ה x


מניחים כל אפשרות על גבי הלוח בצורה יחסית לכלל האפשרויות האחרות.

האפשרויות מימין למעלה הן האפשרויות שייצרו ערך גבוה יותר מאחרות עם השקעה נמוכה יותר מהאחרות.


סיכום

ברגע זה רכשת 6 כלים שונים לתעדוף, בחירה ומיקוד בשלל האפשרויות שעומדות לפניך לבחירה.

אם דיון, הצבעה, רמה אחת למעלה, Bullseye, הנחיית תעדוף או תעדוף ROI צריך לזכור לתת לכולם אפשרות להיות מעורבים, אחרת לא ירגישו שהיו חלק מהבחירה ורמת המחויבות שלהם תרד משמעותית מאחרים.


6 שיטות אלו, כמו הרבה אחרות ליצירת מיקוד, אסטרטגיה ופתרון אתגרים הן חלק משיטות ה Design Thinking וה- Practical Innovation שעוזרים לפתור אתגרים בצורה חדשנית.

ממליץ מאוד ללמוד את השיטה כדי לרכוש כלים לחיים ולקריירה שלך.


בהצלחה!






717 צפיות0 תגובות

פוסטים אחרונים

הצג הכול