חיפוש
  • Moshe Weiss

המדריך להכנת תכנית עבודה, אסטרטגיה ותקציב לשנה הבאה



כל שנה מחדש עומד בפנינו אותו אתגר ובכל סוף שנה אנחנו צריכים לעצור, ללמוד ולתכנן קדימה.

רבים מכם בוודאי רואים את המשימה הזו כ"עצם בגרון" וגם אם אתם כבר מיומנים, כנראה שתמיד תחפשו דרכים לייעל את תהליך הבנייה של התכנית האסטרטגית.


אז במיוחד עבורכם, ולאחר שפגשנו במשימה הזו במספר רב של חברות וארגונים,

החלטנו ליצור עבורכם Cookbook, שאם תלכו לפיו תהליך הבנייה יהיה יעיל, מהיר ומדויק יותר.


ראשית בואו נבין למה מיועדת הבנייה של תכנית העבודה השנתית ומה צריך להיקבע במסגרתה:

  1. תקציב - כמה כל חטיבה/ארגון צריך כדי לשרוד את השנה הקרובה? צריך השקעה נוספת?

  2. כוח אדם - לשמר את כמות כוח האדם? לפטר? לגדול ולגייס?

  3. פרויקטים - איפה להשקיע את כוח היישום של הארגון. אילו פרויקטים מניבים ROI גבוה (החזר השקעה גבוה) ואילו פחות? מה לתעדף ולאן לכוון את הפוקוס שלנו?

  4. אסטרטגיה - לאן אנחנו כארגון רוצים להגיע והאם אנחנו בדרך לשם? אולי סטינו מהדרך והחזון שלנו? אולי צריך לייצר חזון חדש?


יישרנו קו.

עכשיו לת'כלס: איך עושים את זה?

רוב הארגונים עושים את זה בדיוק באותה השיטה - ישיבות על ישיבות - לפעמים בשיטת הפירמידה (באיסוף מידע מהשכבות הנמוכות), לפעמים בשיטה שטוחה (ההנהלה הבכירה בלבד).



בסוף, מישהו אומר את המילה האחרונה, נרצה או לא, יש אחד שקובע.

היכולת לשמוע כל רצון וצורך מכל אחד מהחטיבות/הצוותים השונים היא כמעט בלתי אפשרית.

בנוסף, השיח לא באמת מתמקד בכל הצרכים האמיתיים בשוק וצרכי הלקוחות אלא במה אפשר לעשות ומה אי אפשר.



עכשיו, דמיינו חבורת מקצוענים ומקצועניות מדמיינים מה הלקוחות צריכים, מה אפשר לעשות, ובתוך חודשיים מוציאים תכנית עבודה. נשמע לא יעיל ועם המון מגבלות שגורמות לחתוך ולהחליט חד צדדית, לעיתים החלטות עם טעויות שיעלו לארגון ביוקר…


איך כדאי לעשות את זה?

ועכשיו, דמיינו תהליך בן שבוע בלבד - ויש לכם תכנית תקציבית, אסטרטגית ברורה ומעמיקה עם הסתכלות לצרכי הלקוחות ולחזון ומגבלות הארגון.


כאן נכנסת שיטת ה- Design Thinking בשילוב עם Practical Innovation.

שתי שיטות אלה מייצרות מתודולוגיה סדורה ופשוטה, דרך היכרות עם הלקוחות והמתחרים לעומק ועד ליצירתיות וחדשנות.

בתום מספר ימים בודדים בהם כל ראשי וראשות החברה מכונסים יחדיו, מגיעים לתכנית מוסכמת על כולם, שמגיעה מתוך הצורך האמיתי של הלקוחות ובצורה שוויונית והגיונית, כולל התחשבות ביכולות היישום ומגבלות הארגון.


אוקיי, אפשר פירוט לקסם הזה?

בהחלט :)

אנחנו מחלקים את הקסם ל- 2 מופעים:


סדנת Design Thinking - ניתוח ויצירת אסטרטגית על

  1. ניתוח המצב הקיים עם הסתכלות מאסיבית והוליסטית על הלקוחות, המתחרים, השירותים והתרחישים השונים שהארגון מספק.

  2. מציאת נקודות פוטנציאל לצמיחה (הזדמנויות) על התרחישים הרלוונטיים. נתמקד בהם.

  3. יצירת אסטרטגית על לנקודות הפוטנציאל שתיעדפנו


סדנת Practical Innovation - פתרונות יצירתיים, פירוט ותכנית עבודה!


  1. תחילת הסתכלות פנימה אל תוך האסטרטגיה

  2. יצירת פתרונות יצירתיים סביב אסטרטגיית העל

  3. יצירת תכנית עבודה

  4. בדיקת קונספטי הפתרנות מול לקוחות במחקר גרילה ובדיקת היתכנות

ניתחנו את המצב ← זיהינו הזדמנויות ← יצרנו פתרונות יצירתיים ← פירטנו ← בדקנו מול לקוחות והיתכנות

בתום התהליך הזה, שבוע עבודה, עם כל ה stakeholders הרלוונטיים, יש לנו תכנית ברורה לשנה הבאה על סמך המתחרים, הלקוחות וראייה הוליסטית של חזון הארגון והיכולות שלו.


לא מספיק לי, תן את האג׳נדה המלאה

אוקיי אוקיי… הנה.


אוספים את כל בעליי העניין הרלוונטיים לאסטרטגית החברה. חשוב להביא כמה שיותר סוגי תפקידים כולל כאלה שמדברים עם הלקוחות, מוכרים, משווקים, מפתחים, מיישמים, מאפיינים וכו.

מחלקים אותם לצוותים של 8 ומתחילים לעבוד.


שלב 1: ניתוח המצב הקיים

מנתחים את הלקוחות שלנו. מנסים להבין מה הם צריכים ורוצים דרך הרגש, האמירות והמחשבות שלהם (מנסים ממש ליצור אמפתיה ולחשוב כמוהם).


מנתחים את התרחישים שהלקוחות עוברים עם המוצרים/שירותים שלנו.

מנתחים את התרחישים שהלקוחות עוברים עם המוצרים/שירותים של המתחרים (לא חובה).


שלב 2: מציאת הזדמנויות (נקודות פוטנציאל לצמיחה)

על גבי התרחישים, מסמנים בהצבעה דמוקרטית בלבד, את האזורים שהם פוטנציאל והזדמנות לארגון שלנו וכדאי להתמקד בהם. העדיפות - לבחור את הנקודות שהלקוחות היו רוצים שתשנו ותשפרו - אלו ההזדמנויות


נתעדף את ההזדמנויות לפי מה נוראי ביותר ללקוחות שלנו ויש צורך לשנות - אל מול מה יניב לנו כארגון את הרווח המקסימלי אם נתמקד בהם (במידה ויודעים - בלי לקפוץ לפתרונות עדיין!!!)

נבחר גג 7 הזדמנויות כאלה שראינו מסך כל התרחישים הרלוונטיים


שלב 3: יצירת אסטרטגיית על

נייצר פתרונות ראשוניים להזדמנויות שמצאנו בשלב הקודם ותעדפנו גבוה.

את הפתרונות נתעדף על גבי ציר ROI- מה יניב את הערך הגבוה ביותר ובמינימום השקעה - נרצה להתמקד קודם כל בהם.

בוחרים מציר ה ROI כמות רעיונות שנוכל להכיל ולפרוט בהמשך.

הבחירה תעשה לפי תיעדוף של ערך גבוה והשקעה נמוכה אל מול החזון של הארגון.


שלב 4: העמקה לפתרונות יצירתיים

מחלקים את הרעיונות בין המשתתפים בחדר ויוצאים בפעילויות יצירתיות כגון: Crazy-8, Scamper, Round Robin וכו׳ על מנת לפרוט את הפתרונות בצורה יצירתית.

בסיום מנתחים את שלל הפתרונות ובוחרים מכולם את הקונספטים המנצחים, איתם נמשיך הלאה לבניית תכנית העבודה.


שלב 5: יצירת תכנית עבודה מפורטת

מייצרים פרוטוטייפים לקונספטים שיצרנו ובחרנו.

לכל פרוטוטייפ מייצרים תכנית עבודה מפורטת: מה צריך לקרות מכל אחת מהמחלקות/צוותים על מנת ליישם את הקונספטים.

לכל פרוטוטייפ מנסחים רשימה של מגבלות וקשיים, תלויות ותקציב נדרש.

לעיתים לוקח זמן לאסוף את כל המידע הזה ולכן פה אפשר לעצור ולהיפגש שוב בעוד שבוע להמשך.


שלב 6: בדיקת היתכנות ומחקר גרילה

בוחנים את הפתרונות עם אותן הזדמנויות שמצאנו ביום הראשון ובודקים שאכן אנחנו מאוזנים ועונים לכל ההזדמנויות שרצינו לתת בשילוב עם חזון הארגון, התקציב והמגבלות.


יוצאים במחקר גרילה מהיר לכמה לקוחות עם הקונספטים שלנו לקבל פידבק ראשוני ומשפרים את הרעיונות והקונספטים לפי מידת הצורך מהמחקר.


זה עובד?

לגמרי. בהצלחה כבירה. עברנו מספר ארגונים שרצו ליצור תכנית תקציבית או אסטרטגית לשנה הבאה בצורה קצת שונה כי הגיעו למסקנה שיש צורך בחשיבה אחרת אחרי שנים של יצירת תכניות באותה צורה, שלא ממש עובדת…


הזמן הנדרש לסיום התהליך נע בין 2 מפגשים ל 2.5 מפגשים שביניהם שבוע הכנות והעמקה.

כלומר, בפועל, בתוך שבוע בלבד - יש לכם אסטרטגיה ותכנית תקציבית לשנה הבאה.