לכל סדנת חדשנות Design Thinking יש כמה עקרונות בסיסיים:
פתרון אתגרים
ע״י חכמת המונים
מלמטה למעלה
במהירות
במאמר זה נרחיב על עקרון המהירות, אחד העקרונות המשמעותיים של סדנת Design Thinking, אותו אחד שמטיל צל על כל מתודולוגיית עבודה אחרת. יחד עם זאת - עלול להוות סיכון להצלחת הסדנה אם לא מנוהל נכון.
מצד אחד - ערך סדנה שאינה מהירה עלול לרדת והיא אף עלולה להיכשל.
מצד שני - תהליך מהיר ויעיל צריך לדעת לנהל.
אבל בואו קודם נתחיל בבסיס:
כמעט כל סדנה פותרת אתגר ומייצרת חשיבה חדשנית בחצי מהזמן שלוקח לעשות זאת בדרכים ה"ישנות" - דיונים בחדרי ישיבות.
מתי פגשתי את העיקרון הזה?
לפני שנתיים פגשנו אותו בצורה הקיצונית ביותר.
כשחברת סטרטאפ, בעלת מוצר טכנולוגי הפונה לנתח שוק ספציפי, קראו לנו לעזרה דחופה.
מנהלי החברה החליטו לשדרג את המוצר ולשווק אותו לנתח שוק נוסף.
תקופה ארוכה התקשו להגיע להחלטה ולהגיע להסכמה לגבי מהו נתח השוק הנכון עבורם ומהן תכונות המוצר הרלוונטיות בשלב הראשון.
כשהגענו לשיחת ההתנעה עם מנהלי החברה, על מנת להבין את האתגר ולבנות את הסדנה המותאמת ביותר לארגון ולאתגר, נדהמנו לגלות שהם מנסים כבר 8 חודשים להגיע להסכמה ולא מצליחים.
שניים מהם אפילו התייחסו בביטול אלינו ואל הסדנה שלנו וקראו לה ״פלסטר לחולה״.
לקח לנו 8 שעות בלבד (!) להגיע להסכמות מלאות לגבי נתח השוק והתכונות הנכונות בגירסה הראשונה.
המנכ״ל דאז דאג להגיד לנו בסוף הסדנה בתדהמה:
הצלחתם לעשות ב- 8 שעות מה שאני מנסה לעשות כבר 8 חודשים!
שנה אחרי - נתח השוק החדש קיבל את המוצר באהבה והסטרטאפ בסימן גדילה.
באותה סדנה חזינו בתופעת המהירות של סדנת Design Thinking בתצורה הכי דרמטית שלה.
אז איך זה עובד ולמה?
אחת הבעיות בעולם העבודה הנוכחי היא חדרי הישיבות או גרוע מזה - פגישות המוניות באונליין על מנת להגיע להחלטות.
אז אתם בוודאי כבר מכירים את אותן פגישות: אותן שיחות בלתי נגמרות עם קושי גדול בקבלת החלטות. אבל עד שמגיעים להחלטות, לרוב הן בגלל שהבכיר ביותר או זה שצועק הכי חזק בחדר מתערבים ומשתלטים על הדיון.
וכשאותן פגישות נגמרות לבסוף, לרוב יש צורך בקביעת פגישה נוספת מיד לאחריה כי לא הצלחנו להגיע להסכמות או שבמהלך הפגישות לא כולם מצליחים להשמיע את קולם ולכן הרבה רעיונות נזרקים לפח עוד לפני שהושמעו.
בכל רגע נתון רק אחד מדבר וכולם מקשיבים, ואז השני מדבר וכולם מקשיבים ובעצם לא מצליחים לעבור על כל המחשבות והרעיונות בפגישה אחת ולכן חלקם מבוטלים בהינף יד.
אלו בדיוק הגורמים לאיטיות בקבלת ההחלטות, בחוסר היכולת להגיע להסכמה מלאה ברוב המקרים ולעיתים בתסכול ועצבים מיותרים.
סדנת Design Thinking עושה בדיוק ההפך.
במקום ישיבות הגורמות לאיטיות בקבלת החלטות ותסכול, ננקוט בגישה אחרת לחלוטין - עבודה יחידנית ודיונים צוותיים לאחר מכן
למה זה מהיר יותר?
דמיינו לעצמכם צוות של 8 אנשים יושב בחדר ישיבות לישיבה של 20 דקות בלבד.
אתם חושבים מה שאני חושב? אם כל אחד ידבר וינסה לשכנע את האחרים במחשבותיו, כולל האחרים שיגיבו למחשבותיו, נוכל לעבור ב- 20 דקות על אולי 3 רעיונות ומחשבות בלי שום קבלת החלטה. מיותר לציין שהביישנים שמפחדים להשמיע את קולם בכלל לא ידברו.
עכשיו דמיינו את אותם אנשים יושבים בחדר סדנה וכל אחד מעלה את מחשבותיו בקצרה על דביקיות ומדביק במקום מיועד על הקיר.
לאחר 5 דקות כאלה שכל אחד שפך את מחשבותיו על הקיר, הצוות מתגבש מול הקיר ואדם אחד מקריא את כל הדביקיות. אם יש צורך בהסבר - שואל מי כתב את הפתק להבהרה. לאחר 5 דקות הצוות עבר על כל המחשבות.
סיימנו לעבור על כל המחשבות של כל הצוות ב- 10 דקות!
נותרו עוד 10 דקות לסיום ה״ישיבה״. בדקות הללו הצוות מגבש את הרעיונות, מאחד ומייצר קטגוריות (או clustering) מהדביקיות. כלומר - הצוות מסכם ומעלה את הדיון רמה אחת למעלה לנושאי על.
ה״ישיבה״ מסתכמת לאחר 20 דקות עם:
כל הצוות מכיר את כל הרעיונות והמחשבות
הצוות סיכם את כל המחשבות לנושאי על, כאלה שקל להתייחס אליהם
ישיבה מהדור הישן - 3 רעיונות בלבד <-לעומת-> סדנת Design Thinking - עשרות רעיונות מקוטלגים ומסוכמים ע״י כולם
וזו רק פעילות אחת בודדת. תארו לעצמכם מה אפשר להשיג ב- 6 שעות סדנה… :-)
בונוס: 5 טיפים לסדנאות מהירות ויעילות
אבל חוץ מהעובדה הבסיסית הזאת שגורמת למהירות להיות עקרון מפתח בסדנת Design Thinking, יש כמה טיפים שאם תשמרו עליהם - תוכלו להשיג בכמה שעות סדנה מה שתשיגו בכמה ימים עד שבועות בחדרי הישיבות.
אז הנה כמה מהטיפים הללו, במיוחד עבורכם!
טיפ 1 לסדנה מהירה - מנחה לכל צוות או ״עוזרי מנחה״ בצוותים
כשהמנחה מסתובב בין הצוותים, הוא מטפל בצוות אחד בו זמנית. בזמן שהמנחה מטפל בצוות מסוים, צוות אחר עלול להיכנס לפלונטר.
פלונטרים הינם שודדי זמן ויעילות ויש צורך למזער את כמותם בסדנה או לפחות לפתור אותם במהירות.
מנחה צמוד או השתלת ״עוזרי מנחה״, אותם משתתפים מובילים בסדנה שעברו הנחייה לאיך לעזור למנחה טרם הסדנה, יקדמו את הצוות בצורה יעילה, ישחררו פלונטרים מיידית וימקדו את הצוות לקראת סיום הפעילות ועמידה בזמנים ביעילות.
טיפ 2 לסדנה מהירה - הגבלות זמן לכל פעילות
מאוד מוזר להגביל צוותים מקצועיים בזמנים כשהם מתדיינים על נושא חשוב ביותר. מוזר אבל קריטי. ללא הגבלת זמן הצוותים עלולים למצוא את עצמם בשיחות אינספור סביב פיתקית אחת או עקרון אחד, כשהמטרה היא לא להתדיין כמו בחדרי ישיבות אלא להכיר את מחשבות האחרים ולקטלג פתקיות.
אם נבזבז את כל הזמן שלנו בסדנה על שיחות עקרוניות ופילוסופיות (קורה לא מעט בסדנאות, בדיוק כמו שקורה בחדרי ישיבות), לא נעמוד בזמנים והסדנה תהפוך לאותו חדר ישיבות שבו לא מתקבלות החלטות…
לכן - הגבילו בזמן כל פעילות או תת פעילות, אזכרו זמנים במהלך הפעילות וכך תעמדו בזמנים.
חשוב לציין פה - חייבים להיות גמישים בנושא הזמנים כאשר מזהים שצוות מגיע למקום נכון וצריך עוד קצת זמן, אך לא יותר מדי.
כלל ברזל - 5-10 דקות לעבודה יחידנית ועוד 5-10 דקות לעבודה צוותית (מאוד משתנה ותלוי בגודל הצוות).
טיפ 3 לסדנה מהירה - צוותים קטנים, לא לקיים דיונים קבוצתיים
ככל שהצוות קטן יותר, קבלת ההחלטות והדיונים מהירים יותר.
שמירה על צוותים קטנים תקדם את הקבוצה (שתכיל מספר צוותים קטנים שעובדים במקביל) מהר יותר אל היעד.
גם פה צריך להיות גמישים ולהכיר את עקרון הסדנה, האתגר והארגון - יכול להיות שכדי להגיע לצוותים הטרוגניים משמעותיים אין ברירה אלא לחרוג מגודל צוות אופטימלי.
הימנעות מדיונים חוצי צוותים תקדם את הסדנה מהר יותר.
טיפ 4 לסדנה מהירה - הצבעות דמוקרטיות כשהדיון הצוותי תקוע ולא מתקדם
מומלץ לתת לצוות לקבל החלטה, אולם אם לא עמד בזמנים שהוקצבו מראש לדיון הצוותי, כדאי לעבור להצבעה פנים צוותית. הצבעה דמוקרטית תמיד תתקבל ע״י כולם ותחסל כל קונפליקט או דיון צוותי, גם אם התקבלה החלטה שונה ממה שפלוני מאמין.
טיפ 5 לסדנה מהירה - להתחיל כל פעילות בעבודה יחידנית ואז איחוד צוותי
טיפ שמסכם את ה״דמיינו״ בתחילת המאמר על אותו צוות של 8 אנשים וההבדל בין דיון בחדר הישיבות לעבודה יחידנית וקיטלוג צוותי.
אז תתנתקו מישיבות ותתחברו לסדנאות!
כדי ללמוד איך עושים את זה נכון: discovers.co.il/academy.
