את זה כנראה אף אחד עוד לא גילה לכם, אבל להנחיית סדנאות החדשנות, פתרון האתגרים וההתייעלות בשיטת החשיבה העיצובית, יש 42 תבניות שונות. כן כן… 42 תבניות.
לכל אתגר, לכל קבוצת משתתפים, לכל תרבות ארגונית, לכל סוג פרסונה וסוגי תרחישים צריך לבחור בקפידה את התבנית המתאימה. המתודולוגיה והערך שלה זהים, אבל כדי שסדנה באמת תצליח, חייבים לבחור בקפידה את התבנית המתאימה לאתגר ולארגון בו מעבירים אותה.
ואם לא?
אם לא - מסתכנים בסדנה לא יעילה. סדנה שלא תתניע תהליכי חדשנות אמיתיים וברי ביצוע, כזו שלא תתן ערך, תכיל אכזבה בקרב מזמיני הסדנה, תייצר ציניות בחדר ואף תסתיים בכשלון. אך מעל לכל - היא עלולה גם להוציא אתכם, כמנחים, עם תדמית מקצועית לא טובה וחוויה לא נעימה...
אז כדי להבין למה 42 תבניות ומאין הן נובעות - אנסה קודם להסביר את הבסיס לסדנה - הפעילויות.
פעילויות סדנת Design Thinking
בכל סדנה עוברים עשרה שלבים, בצורה מתודית, צעד צעד אל עבר פתרון האתגר, ליצירת החדשנות וקביעת האסטרטגיה.
מהן הפעילויות?
פתיחה - מצגת פתיחה. כמו בכל סדנה, גם פה - מצגת שמציגה את המתודולוגיה, את הערך שלה לפרט ולארגון, וכמובן שמשקפת מה אנחנו הולכים לעבור במהלך הסדנה.
שבירת קרח - לרוב נבחר בפעילות היכרות משעשעת לצורך שבירת ה"חומות" ויצירת פתיחות לקראת ההמשך.
יישור קו - בשלב זה נעבור פעילויות שיאפשרו לכולם להגדיר בצורה אחידה את האתגר, את המטרה העיקרית לשמה התכנסנו ואת אופי העבודה - שניה לפני שיוצאים לדרך לפתרון.
יצירת אמפתיה - בשלב זה אנחנו נעבור פעילויות שיאפשרו לנו להכיר ולייצר את האמפתיה ההכרחית להצלחת העבודה בסדנה. האמפתיה תהיה כלפי המעורבים באתגר, הלקוחות, המשתמשים או עובדי הארגון. בלי האמפתיה נישאר מקובעים על מה אנחנו חושבים ולא נוכל לזהות צרכים אמיתיים של והבנה של מה הלקוחות קצה שלנו חושבים או מרגישים כלפי האתגר.
ניתוח תרחישי המצב קיים - כי חדשנות ופתרונות לאתגר ללא הבנה עמוקה של המצב הקיים התגלו כלא ממוקסמים ולא יעילים. בלי שלב בו ננתח את התרחישים והפאזות שלהם לעומק נגיע לפתרונות שהם לא מדויקים לצרכים אמיתיים ולעיתים כלל לא רלוונטים.
איתור נקודות פוטנציאל לצמיחה - בפעילויות אלו נאתר את הנקודות לאחר שהבנו את המצב הקיים. כך שאם נטפל באותן נקודות כאב, נפתור את האתגר בצורה המקסימלית ונפתור את האתגר שהגדרנו בשלב הראשון. מהן הנקודות שתלויות באחרות ופתרונן יפתור אחרות במידי?
חדשנות - זהו השלב בו נעבר פעילות ליצירת חדשנות ולמציאת הפתרונות לנקודות הפוטנציאל. כאן בפעם הראשונה מעלים פתרונות, רק אחרי שניתחנו לעומק את הצרכים והתרחישים הרלוונטיים.
תעדוף הפתרונות - בשלב זה נעבור על תיעדוף לפי ציר של ערך מול השקעה, תעדוף פתרונות מונחה ROI גבוה.
יצירת חזון לפתרון - סיכום הפתרונות המוצעים בתעדוף גבוה ב-3 משפטים שיווקיים ומדידים (בניית התבנית לפיטצ' שיווקי)
משימות - בפעילות זו נוריד את התוצרים לקרקע, נחבר אותם ליום יום בארגון ונקבע יחד מה צריך לקרות החל ממחר כדי ליישם את הפתרונות שתועדפו ב ROI גבוה.
ישנן פעילויות שסדנה לא יכולה להתקיים בלעדיהן:
- ניתוח תרחישי מצב קיים
- זיהוי ותעדוף נקודות פוטנציאל
- חדשנות: פתרונות
כל שאר הפעילויות אופציונליות ותלויות מקרה: אתגר, חברה, עובדים, תרבות ולקוחות (וכדי להבין מה כדאי לבחור, כדאי ללמוד את המוטיבציה מאחורי כל תבנית ופעילות).
תבניות הפעילויות
סדנת Design Thinking מתבצעת מול קבוצה של משתתפים שמעורבים באתגר בצורה זו או אחרת (בצורה ישירה או עקיפה). קבוצה זו מחולקת לצוותים כאשר בכל צוות בין 4-8 משתתפים.
גם החלוקה לצוותים תלויה באתגר, בארגון, בתרבות, במשתתפים (תפקידים, ותק, תכונות, גיל וכו') ומה רוצים להשיג.
1. יחידנית - כל אחד מהמשתתפים עובד לבד עם עצמו על גבי דביקיות ומול לוח הפעילות
2. צוותי - כל צוות (לרוב סביב שולחן) עובד יחד - שיתוף פעולה, סיעור מוחות, לעיתים מסכמים את העבודה היחידנית שנעשתה לפני.
3. קבוצתי - דיון קבוצתי בין כל נוכחי החדר בהובלה של המנחה.
4. הצגה קבוצתית - צוות אחד מציג את תוצאות הפעילות הצוותית לשאר הקבוצה
5. מעבר שעון - חברי הצוותים עוברים בין לוחות הצוותים האחרים לשמוע על תוצאות הפעילות שלהם. כל צוות לפי סיבוב השעון.
הידעת? שימוש בתבנית לא נכונה לסדנה, יכולה להוביל את הסדנה לכשלון!
זו הסיבה שאנחנו, בחברת דיסקאברס, נתקלים לא מעט בחוויות של כשלון מסדנאות Design Thinking, ולא אחת, גילינו שבניית סדנה לא נכונה פוגעת בתהליך התקין של כל התהליך.
הבאנו לכם מספר דוגמאות לטעויות נפוצות בבחירת התבניות, אך נקדים ונזמין אתכם ללמוד לעומק את התבניות הנכונות אצלנו בסמינר הכשרת מנחי Design Thinking
מתי סדנאות נכשלות?
1. ויתור על פעילות הפשרת קרח מתוך הטענה ש"המשתתפים כבר מכירים אחד את השני"
הבעיה: לא בוצעה בדיקה מקדימה על הבנת התפקידים השונים, ההיררכיה ביניהם ואופי ההתקשרות בינהם, כל שהמנחה מגלה לראשונה רק במהלך הסדנה שאין תקשורת תקינה, יש מתח ולעתים זה מגיע להשתלטות ו"סתימת פיות".
הפתרון: על בסיס איסוף המידע המקדים ממזמיני הסדנה, לקיים פעילות הפשרת קרח ויצירת אמפתיה בין משתתפי הסדנה, פעילות הכרחית כבסיס המקדם את הסדנה ותוצריה באופן יעיל יותר.
2. ויתור על פעילויות האמפתיה ללקוח מפאת חוסר בזמן
הבעיה: מנחה שמחליט לקפוץ ישר לתרחישי המשתמש בלי לייצר אמפתיה ללקוח הקצה באתגר. החלטה כזו גורמת לזה שהמשתתפים יתארו את התרחיש לפי ראות עיניהם בלבד בלי הבנה מעמיקה של הלקוח וצרכיו. במצב זה אפשר לומר שכל יתר הסדנה מיותרת, אנחנו חוזרים לאפקט "קבלת ההחלטות בחדר הישיבות" כפי שנעשה עד אותו הרגע ללא ייעול וחידוש החשיבה.
הפתרון: שמים את הלקוח במרכז ומדברים מנקודת מבטו בלבד ולא נקודת מבטנו. נזהה מה הלקוח חושב, מרגיש אומר ועושה - הערכים ההכרחיים ליצירת מפת האמפתיה ויצירת הבנה עמוקה ומוחשית לצרכיו.
3. שלב ניתוח תרחישי המשתמש נערך בתבנית יחידנית+קבוצתית מכיוון שיש תרחיש אחד בלבד
הבעיה: בסדנה של 25 משתתפים, לדוגמא, נגיע למצב בו יהיו יותר מדי דביקיות ברמה היחידנית על גבי לוח פעילות אחד ולאחר מכן בדיון הקבוצתי כולם "ילכו לאיבוד" בכלל כמות המידע וכמות האנשים שמתאמצים להשמיע את קולם.
הפתרון: בכמות כזו של אנשים חובה ללכת על תבנית של: יחידנית, לאחריה עבודה צוותית עם מעבר שעון ועל ידי כך לאפשר לכל הצוותים לעבוד על אותו סוג תרחיש אבל בלוחות פעילות נפרדים.
4. שלב יישור הקו בתבנית קבוצתית כי הלקוח ביקש לייצר דיון סביב זה
הבעיה: בסדנה של 15 אנשים תקבלו 15 דעות שונות ללא דיון יעיל וללא הצלחה בהגעה להסכמה לגבי תיאור האתגר
הפתרון: לחלק לצוותים קטנים יותר שמאפשרים דיון על הגדרת האתגר ורק לאחר מכן לאחד ברמה קבוצתית ולייצר דיון סביב חומרים מוגמרים בכל צוות. תבנית: צוותית+קבוצתית.
5. שלב החדשנות: פתרונות בתבנית צוותית בלבד כדי לחסוך בזמן
הבעיה: כל אחד מנסה לשכנע את האחרים בצוות שהרעיון שלו הוא הנכון, ושוב חוזרים לאפקט "חדר הישיבות" בו משתיקים אחד את השני, משתלטים על הדיונים והמון רעיונות טובים מוותרים עליהם או לא מגיעים אליהם רק בגלל שבעל התפקיד הבכיר יותר או זה שצועק הכי חזק משתלט על הדיון.
הפתרון: תבנית יחידנית+צוותית מאפשרת קודם לכל אחד להעלות את הרעיונות שלו, לכולם יש איך להתבטא ואף אחד לא מבטל או "סותם פיות". לאחר מכן מתקיים ציון צוותי על הרעיונות שעלו. יש מקום לכל הרעיונות,
כולם מקבלים מקום וזמן לבטא את הרעיונות שלהם והסיבות להם, כולם נלקחים בחשבון בדיון הצוותי ומאורגן.
אז איך 42?
אפשר לקיים סדנה עם שילובים שונים של הפעילויות השונות ולכל פעילות מתאימות חלק מהתבניות (אחת, כמה או כולן).
כלומר: מספר השילובים של הפעילויות השונות כפול מספר שילובי התבניות לכל פעילות = 42 תבניות שונות לקיום סדנת Design Thinking.
לכל אחת מהתבניות האלו יש מספר שילובים אפשריים שתלויים ב:
- מהו האתגר?
- מה משך הסדנה?
- מי המשתתפים?
- מה צורת הישיבה שלהם?
- מה הידע הקודם איתו הם מגיעים לסדנה?
- איזו רמת העמקה נדרשת לפתרונות?
- כמה מנחים יש?
ועוד ועוד ועוד...
כל תשובה לשאלות האלו משנה את המבנה של הסדנה.
כדי לדעת איך להתאים את התבנית האידיאלית לאתגר, וכדי לדעת איך להנחות כל תבנית עם השיטות הנכונות לה, פותחה תכנית ייעודית להכשרת מנחי Design Thinking.
בוגרי סמינר ההכשרה לומדים לעבוד באמצעות "אשף" חכם שמאפשר להם לבחון את צרכי הסדנה, לבחור את התבנית הכי מתאימה ובסופו של דבר מלווה אותם צעד צעד עד ההצלחה שלהם כמנחים ושל לקוחותיהם מזמיני הסדנה.
רוצים לדעת עוד על הסמינר והאשף? בקרו בתכנית ההכשרה שלנו.