Search

חשיפה: 7 הפחדים שלי כמנחה סדנאות ואיך התגברתי עליהם

Updated: Aug 1, 2019



בתור מנחה סדנאות ותיק במגוון ארגונים, וכמי שהוביל יותר מ 60 אתגרים לפתרון בליווי סדנאות Design Thinking, נתקלתי בעשרות ״חוסמי עורקים״ לסדנאות, כאלה שמאיטים משמעותית ועלולים לגרום לסדנה לא להגיע ליעד שלה, או גרוע מכך - להיכשל.


מכיוון שאחריותי, כמנחה הסדנה, להניע את המשתתפים (שלעיתים יכולים להגיע אפילו ל 100 בחדר אחד), להגיע לסיום מוצלח ולפתרון האתגר ביעילות - עליי מוטלת האחריות להצלחת הסדנה. לא על המשתתפים, למרות שאלו עלולים לבוא עם ציניות וחוסר שיתוף פעולה.


בשנה האחרונה התמקדנו ב Discovers על איסוף של מגוון טיפים למנחים, תוך כדי התנסות, והיום - אנחנו גאים במאגר של מעל 70 טיפים למנחי סדנאות: טיפים מגוונים על שיטות להתגברות והימנעות מאותם ״חוסמי העורקים״ ואת כולם אנחנו מעבירים הלאה ב״סמינר מנחי הסדנאות״ שלנו (הטבה ייחודית לכם בסוף הפוסט :-)).


החלטתי להביא לכם במאמר זה 7 מהחששות המשמעותיים ביותר עם כמה טיפים ראשוניים, מתוך המבחר, שיעזרו לכם להתגבר עליהם.


חשש מספר 1: ציניות/סקפטיות/חוסר בשיתוף פעולה

אנשים ציניים - לא חסר. מנהלים ציניים - יש אינסוף.

זכרו - אתם מגיעים לארגון שעובד בשיטה מסוימת, מן הסתם לא בשיטה שאתם באים איתה לסדנה, ואתם מבקשים מהם לנטוש את שולחן העבודה שלהם, את הלפטופ שלהם, ולבוא לפתור את האתגרים היומיומיים שלהם בצורה אחרת לחלוטין, לא איך שהם מורגלים לחשוב. מה גם, שלרוב כמנחים, אתם מגיעים מנקודת מבט חיצונית והם כנראה מכירים יותר טוב מכם את האתגר שלהם, את המוצר שלהם ואת המשתמשים/הלקוחות.

סיטואציה כזו יכולה להיות מלחיצה. ומפחידה.



אחד הטיפים שלנו: תנו ערך מוסף

לחשוף את המשתתפים לערך מוסף מהר ככל הניתן כבר בתחילת הסדנה. כזה שיגרום לציניים להרים גבה ולחשוב: ״וואלה - עזר לי…״.

פעילות ״מה, איך ולמה״ בתחילת הסדנה יכולה לעזור פה - פעילות מיישרת קו, המאפשרת להגיע מהר להסכמה על מה בכלל אנחנו מנסים להשיג בעזרת הסדנה, למה ואיך.

המשתתף האינדיבידואל קולט פה די מהר שכל אחד חושב אחרת, ושמשתתפים אחרים מוסיפים לו ידע גולמי שהוא עצמו לא חשב עליו.

פה הוא כבר מתחיל לקלוט את ״חכמת ההמונים״.

בתום הפעילות נסכם אותה יחד ונראה שיש מגוון מחשבות ולאו דווקא החלטה ברורה אחת, שה ״מה״ נראה ע״י משתתפים שונים בצורה שונה ויש להסכים עליו קודם. חשוב להסביר את החשיבות של הפעילות הזו ושלאחריה נוכל לצאת לדרך עם יתר הסדנה.


חשש מספר 2: השתלטות של גורם דומיננטי

המכה הקשה ביותר בין מכות פסח - ה״פרעה״ של הסדנה - משתתף דומיננטי בחדר שמשתלט על השיח, מבטל דיעות של אחרים ולעיתים רבות גם נמצא אותו מצחקק בזוית הפה, כאילו הוא יודע יותר טוב מכולם.

משתתף כזה עלול להרוס את הסדנה ולפגוע בה, לגרום למשתתפים האחרים לאבד מוטיבציה, בעקבות כך לממצאים להיות שגויים וגרוע מכל - לגרום לנו, המנחים, לאבד את תחושת ה"שליטה".

על מנת להשתלט על ה״גורם העוין״, ישנן מספר שיטות שמצאנו כיעילות:


אחת השיטות: מתן אחריות

תנו לאותו משתתף (או משתתפת. לא כופים ג'נדר ;-) ) תפקידי ״אחריות״ כמו: להיות הפרזנטור של תוצאות הפעילות בצוות. כשהוא יתרכז בתפקידים אלה, הוא ימעיט בויכוחים הפנים צוותיים ויבין שיש צורך בהסכמה מלאה כדי שהוא יוכל לייצג את התוצאות.


חשש מספר 3: זמנים לא מדויקים, זליגה מהזמן המתוכנן

תכנון מדויק זהו אחד מהאתגרים המשמעותיים בבניית סדנה ובקיומה. איך לתכנן נכון? ויעיל? איך לא לזלוג מהזמנים שקבענו מראש?

כמנחי סדנאות - אנחנו מחוייבים לעמוד בזמנים ולהשאיר לנו "Buffer" שיאפשר לנו להשתמש בו בחכמה וביעילות. ללא השימוש ב "Buffer" לא נגיע לסיום הסדנה ולפתרון האתגר, מה שאומר שנכשלנו, בזבזנו לכולם את הזמן והסקפטיות לגבי המקצועיות שלנו ולגבי הסדנה שלנו רק תגבר.

בידנו המון אחריות לסיים את הסדנה עם ערך גבוה מאוד למשתתפים וסיום באמצע הדרך ללא קבלת ערך יעשה לנו ולמתודולוגיה שאנו מייצגים שם רע מאוד...

לעיתים חוסר עמידה בזמנים לא נובע בגלל תכנון לקוי אלא בגלל קצב לא תקין בהתקדמות של המשתתפים.

תפקידנו לעודד אותם, לאפשר להם להיפתח, לחשוב ולבצע - האחריות בהנעת המשתתפים היא עלינו.

אז איך עושים את זה?



אחד הטיפים שלנו: קיום סדנה קצובה בזמן

גם כשיש זמן, תנו תחושה של ״זמן קצוב״, ״צריך להגיע למטרה״, ״יש לכם עוד 2 דקות״, ״מהרו״ - תחושת ה-אין זמן גורמת למוטיבציה ועבודת צוות יעילה יותר ולבסוף גם לתחושת סיפוק גדולה יותר.

אולם - היו רגישים - בחלק מהפעילויות יש צורך בזמן, לדוגמא: בעת ניתוח מצב קיים ובעת יצירת חדשנות (אך עדיין הקציבו בזמן והאריכו כנדרש).


חשש מספר 4: חוסר הסכמה משווע

זה לא באמת אמור לקרות, מכיוון שסדנת Design Thinking בנויה כך שהפעילויות שלה, הסדר שלהן והעבודה על Sticky Notes (דביקיות) ימנעו חוסר הסכמה שתוקע את התהליך. אולם - ישנם מצבי חוסר הסכמה שנתקלנו בהם, ואנחנו, כמנחים, מחוייבים לפתור אותם, להתיר את הקשר שיאפשר לנו להתקדם בתהליך.



אחד הטיפים שלנו: לכתוב את הדילמה ולהתקדם

כתבו על פתק או בצד שאלות פתוחות או חוסר הסכמה העולים בנוגע לתכולת אחד הפתקים בצוות. ציינו את הדילמה אבל אל תוותרו ואל תבטלו אף פתק של משתתפים! הקפידו לאפשר התקדמות מיידית לפתק הבא, ובמידת הצורך (ואם נותר זמן) חזרו לפתק הנ"ל.


טיפ נוסף בנושא: דמוקרטיה

בעת פעילות קבוצתית - כל שיח בין אנשים שמתפתח לדיון מתארך (יותר מ 3 "מכות פינג פונג״) ייעצר על ידינו, המנחים, ונאפשר קיום החלטה דמוקרטית בה ישתתפו כולם בהרמת ידיים (הרוב קובע).


חשש מספר 5: סדנה לא יעילה

חוסר יעילות גורם לאיבוד זמן. איבוד זמן גורם לחשש מספר (3).

אז איך נוכל לגרום לסדנה לרוץ בצורה יעילה?



אחד הטיפים שלנו: מנחים מהקהל

גייסו בזמן הסדנה ״עוזרים״ - כאלה שיכולים להניע תוך כדי את הצוות. אלו צריכים להיות משתתפים חזקים אך מקשיבים שנותנים מקום.

נכון, נדרשת גם מיומנות לזהות אותם, אבל בשלבים הראשונים הקפידו איתם על קשר רציף יותר. במהלך הסדנה "זרקו" להם טיפים וכיוונים נכונים כדי שיפעילו את חברי הצוות שלהם ויכוונו אותם עבורכם.


חשש מספר 6: פערים בין צוותים - איטיים vs מהירים

קורה המון בסדנאות של 2 צוותים ומעלה. תמיד יש צוות מהיר וחזק וצוות אחר קצת יותר איטי. זה יכול לבלוט בפעילויות של ניתוח מצב קיים או של חדשנות. במקרים האלה, הצוות האיטי יותר מאט את הצוות המהיר וגורם למשתתפים להשתעמם ולהמתין... בזמן הזה איבדנו זמן יקר ומוטיבציה שזולגת לכיוונים שאינם מטרת הסדנה.

כמו כן, שיעמום גורם למשתתפי הצוות המהיר לדבר ולצחוק על דברים שאינם העבודה הטהורה של הסדנה, דבר שיגרור חוסר שימת לב ויציאה מריכוז של הצוות שיותר איטי ויעמיק את הפער בינהם עוד יותר.



אחד הטיפים שלנו: ערבוב

החליפו כמחצית מחברי מהצוות הזריז עם חברי הצוות האיטיים (Shuffle) - כך שהם יציגו את תוצאות הפעילות זה לזה.

השאירו את הציוות החדש למשך שתי פעילויות ואז החזירו אותם חזרה לצוותים המקוריים, במידה והם מסכימים.


חשש מספר 7: מבנה סדנה לא אפקטיבי

בזמן תכנון הסדנה המון עובדות והנחות נלקחות בחשבון, על מנת לבנות את הסדנה היעילה ביותר לאתגר הספציפי, לצוות הספציפי.

איך נדאג שבתכנון שלנו הסדנה תהיה סופר אפקטיבית לצוות ולאתגר?



אחד הטיפים שלנו: מידע מקדים

מידע מקדים לבניית סדנה: ציפיות המזמין, מטרות מוגדרות, קביעת זמן ומשך, תקציב, פירוט שיטות העבודה הקיימות, כמות המעורבים, אופי המעורבים ומבנה הצוותים. ללא אחד מהם - הסדנה סופה להכשל.


עוד טיפ: מחקר מקדים

ככל שהסדנה תתבסס על נתוני מחקר מקדים כך תוצאותיה יהיו מדויקות יותר בסיום.


לסיכום

הנחייה של סדנאות Design Thinking דורשת מיומנות רבה, חלקה בהיכרות והבנת המתודולוגיה לעומקה וחלקה מתוך שיטות ההנחייה וההתנעה. אז אם אתם רוצים להיות מובילים בתחום, להטמיע תהליכים של Design Thinking ולקיים סדנאות - אנחנו מזמינים אתכם להכיר את שלל השיטות והטריקים שצברנו ב Discovers עם הזמן. הרשמו לסמינר מנחי הסדנאות שלנו, קבלו את כל הטיפים ואת האשף החדשני והייחודי שלנו שישמש לכם ככלי לפיתוח סדנה מותאמת אישית, tailor made, אפקטיבית, מותאמת לארגון ולאתגריו.



בהצלחה!



427 views0 comments